¿Conoces a los enemigos de tu productividad?

Por Jorge Zamora

En un artículo anterior explicaba cómo abordar los proyectos empresariales con foco, con el fin de mejorar la productividad. En otras palabras, conseguir resultados más rápidos y más significativos.

En este artículo, te mostraré cuáles son los principales saboteadores de tu productividad y cómo hacerles frente.

Apaga internet

Es contra-intuitivo pero la conexión a todo y con todos, es un saboteador despiadado de la productividad. La razón es que cuando llegamos a concentrarnos y por alguna razón comenzamos a navegar por internet, revisando correos o viendo noticias, perdemos la concentración.

Luego, debemos retomar el nivel de concentración que teníamos antes de la interrupción y así seguir avanzando. Recuperar el nivel de concentración que teníamos, puede tomar entre 10 a 15 minutos, luego de los cuales: ¡alguien más nos va a interrumpir con Skype!

Insisto, ¡apaga internet!

Si apagas internet y luego de 5 minutos comienzas a sudar, tu presión sube y te sientes angustiado, tal vez sufras síndrome de abstinencia a la conexión: los efectos de un drogadicto sin wifi.

Para realmente concentrarse en lo importante, apagar internet es absolutamente necesario. En mi caso, mientras escribo este artículo, tengo wifi desconectado. No recibo correos entrantes, ni saludos de Facebook, ni me tiento a ver noticias, etc.

Tan solo estoy concentrado escribiendo y al final de este texto, seguiré con otro. Una vez listo, te conectas a internet para hacer lo que necesitas.

Responde los correos una vez al día

Responde los emails más importante y los que absolutamente deben ser respondidos, una vez al día.

Esto aún no consigo hacerlo, estoy avanzando paso a paso. Dando mis primeros pasos en ser más productivo y ya he conseguido apagar internet, pero revisar los emails más importantes solo una vez al día, todavía no. Pero lo haré pronto.

¿Cuál es la ventaja de no responder los correos varias veces al día?

Son básicamente 3:

  • Cuando respondemos de inmediato, adivina qué hace el remitente: te responde de inmediato. ¿Nunca te ha pasado que comienzas un diálogo por email el cual toma tiempo, es lento y desconcentra? Es mejor hablar por teléfono y liquidar el asunto rápidamente. Evita los diálogos por email, toman demasiado tiempo.
  • Si respondes los correos, por ejemplo, al medio día, entonces todos se acostumbrarán a no esperar una respuesta inmediata de tu parte y desincentivarás el uso del email.
  • Responder los emails toma siempre mucho más tiempo de lo que imaginas. Si tomas la hora, verás que pasan más de 45 minutos como si nada. Y 45 minutos diarios, al cabo de un mes son 16,5 horas de tiempo. Reducirlo a la mitad sería un éxito.

¿Puertas abiertas?

En un artículo anterior mostraba cómo el ser “egoísta” con el tiempo disponible, es una habilidad para ser más productivo.

Como los gerentes jóvenes se sienten culpables de tener un cargo superior al de sus subalternos, se compensan teniendo una política de “puertas abiertas”. En otras palabras, están disponibles para que cualquiera entre a su oficina cuando quiera.

El problema es que la productividad es inversamente proporcional al número de personas con las cuales trabajo directamente. Mientras más personas trabajen conmigo en la primera línea, menos productivo será mi tiempo.

En conclusión, cada uno de los colaboradores compite por una fracción del tiempo para avanzar en los proyectos que llevarán su empresa al próximo nivel.

¿Se atreve a estar un día sin Whatsapp?

Si realmente es un valiente, entonces se atreverá a hacer la prueba. Whatsapp es tremendamente útil, un invento extraordinario. Y ese es su problema: nos vamos haciendo dependientes de lo nuevo y útil.

¿Qué pasaría si estuviéramos desde las 09:00 hasta las 19:00 sin Whatsapp? Estoy seguro que sería un desafío tremendo. El solo hecho de imaginarse tan desconectado, asusta.

Esa sensación de “orfandad” por no utilizar Whatsapp es un claro indicio que muestra la adicción que nos amarra a las novedades tecnológicas. Y con cada una, el tiempo que disponemos para

Disponible para todos, jamás

¿Cómo mantenerse disponible para los miembros clave del equipo sin dejar de avanzar en los proyectos?

Algunas ideas:

  • Hacer reuniones más productivas.
  • Que las reuniones tengan minuta y que sea incluida en la invitación: “Revisaremos el plan de ventas 2015”.
  • Hacer una reunión de 30 minutos y no 3 reuniones de 20 minutos más 4 emails. Menos es más, nuevamente.
  • Aprende a decir “no puedo conversar hoy, puedo mañana de 08:00 a 08:30”.
  • Toma el control de tus horarios y administra el tiempo que le inviertes a otros.
  • Cuando respondemos de inmediato, adivina qué hace el remitente: te responde de inmediato. ¿Nunca te ha pasado que comienzas un diálogo por email el cual toma tiempo, es lento y desconcentra? Es mejor hablar por teléfono y liquidar el asunto rápidamente. Evita los diálogos por email, toman demasiado tiempo.
  • Si respondes los correos, por ejemplo, al medio día, entonces todos se acostumbrarán a no esperar una respuesta inmediata de tu parte y desincentivarás el uso del email.
  • Responder los emails toma siempre mucho más tiempo de lo que imaginas. Si tomas la hora, verás que pasan más de 45 minutos como si nada. Y 45 minutos diarios, al cabo de un mes son 16,5 horas de tiempo. Reducirlo a la mitad sería un éxito.

Otros saboteadores que destruyen tu foco

  • Facebook.
  • Skype.
  • Emails que entran a la bandeja de correo.
  • Mensajes de texto al celular.
  • Llamadas que la asistente no filtró.
  • Llamadas de la asistente o de otro miembro del equipo.
  • Mensajes de Whatsapp.
  • Newsletters a los que alguna vez te suscribiste: bórrate del 80% de esas listas (menos de la mía…)

Intentar cambiar en un 100% en un día no tiene sentido. Toma tan solo 1 distractor de la lista que aparece más arriba y elimínalo hoy. Revisa el resultado.

Un pequeño paso, luego otro. Dentro de poco estarás aumentando tu productividad a un nivel exponencial: una pequeña mejora al día te dará resultados sorprendentes antes de un mes.

 

 

 

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